Ko stranka ne odgovori na ponudbo, najprej preverite, ali je ponudba prispela in ali ima stranka vse, kar potrebuje za odločitev. Nato predlagajte jasen naslednji korak: kratek pogovor ali dogovorjen datum ponovnega stika. Pri sporočilu se navežite na pogovor, obseg projekta ali rok, ki ste ga dogovorili.
Tišina sama ne pove, zakaj se kupec ni odločil. Odprto je lahko vprašanje cene, obsega ali termina. Spremenila se je lahko tudi njegova prioriteta. Namen nadaljnjega stika ni pritisk, ampak ugotoviti, kaj se dogaja in kako nadaljevati.
Kdaj se po poslani ponudbi ponovno oglasiti?
Če ste ob pošiljanju ponudbe dogovorili datum, izhajajte iz njega. Če datuma ni, v naslednjem sporočilu predlagajte termin za kratek pogovor.
Pogostosti stikov ne predstavljamo kot univerzalno pravilo ali izmerjeno najboljšo prakso. Prilagodite jo vrsti posla, nujnosti projekta in kupčevemu odzivu. Pri prihodnjih ponudbah že ob pošiljanju povejte, kdaj se boste ponovno oglasili. Če kupec predlaga drug termin, ga zabeležite skupaj z odgovorno osebo.
Kaj preveriti, preden pošljete sporočilo?
- Ali je bila ponudba poslana na pravi naslov in so priloge dostopne.
- Ali sta obseg in način izvedbe usklajena s pogovorom.
- Kdo sodeluje pri odločitvi in ali potrebuje dodatno pojasnilo.
- Kaj je bil zadnji dogovor in ali je rok že potekel.
Katero sporočilo poslati stranki, ki ne odgovori?
Spodaj so trije predlogi, vsak za drugo situacijo. Kopirajte ga, zamenjajte oglate oklepaje in pošljite. Vseh treh ni treba poslati zaporedoma: izberite tistega, ki ustreza zadnjemu pogovoru.
1. Preverjanje prejema
Pozdravljeni, [ime]. Poslal sem vam ponudbo za [projekt]. Ste jo uspeli odpreti? Če potrebujete še kakšen podatek za pregled, mi sporočite in ga dopolnim.
Uporabite ga, ko nimate potrditve prejema. Če je stranka ponudbo že komentirala, se navežite na njeno odprto vprašanje.
2. Razjasnitev odprtega vprašanja
Pozdravljeni, [ime]. Pri ponudbi za [projekt] bi rad preveril, kaj še potrebujete za odločitev. Je odprto vprašanje glede obsega, termina ali izvedbe? Predlagam, da to razjasnimo v kratkem pogovoru.
Ko kupec odgovori, zabeležite konkretno oviro. Če potrebuje pojasnilo, ga dopolnite. Če se je spremenil obseg, preverite, ali je treba ponudbo prilagoditi.
3. Dogovor o nadaljevanju
Pozdravljeni, [ime]. Ali je [projekt] pri vas še aktualen? Če ga prestavljate, povejte, kdaj je smiseln ponoven stik. Če ste izbrali drugo rešitev, mi prosim sporočite, da ustrezno zaključimo ponudbo.
To sporočilo je tudi pošten izhod za obe strani. Kupec ne mora odgovoriti »ne« na vprašanje, ki ga niste zastavili, vi pa ne vodite ponudbe, ki je že mrtva.
Kaj zabeležiti v CRM?
Pri vsaki ponudbi zabeležite:
- odgovorno osebo,
- vrednost ponudbe,
- status,
- datum zadnjega stika,
- naslednjo aktivnost,
- odprto vprašanje kupca,
- ob zaključku izid in razlog.
Če kupec projekt prestavi, zabeležite dogovorjeni datum ponovnega stika. Če izbere drugega izvajalca ali odstopi, ponudbo zaključite. Pri ponudbah brez odziva naj ima ekipa enoten postopek nadaljevanja in zaključevanja. Brez tega vsak prodajnik dela po svoje, vodja pa ne ve, katere ponudbe so še žive.
Kako urediti spremljanje ponudb v ekipi?
Vsaka ponudba potrebuje odgovorno osebo in naslednji korak. Na rednem pregledu odprtih ponudb preverite, ali sta zapisana in ali je dogovorjena aktivnost opravljena. Tako hitro vidite ponudbe, pri katerih je treba ukrepati.
Pri Naitorsu je bila težava prav ta: ekipa petih prodajnikov je vodila povpraševanja v Excelu in nihče ni vedel, kdo je kontakt nazadnje poklical. Po uvedbi CRM-ja ima vsako povpraševanje lastnika in status (študija Naitors). Kdaj preglednica ne zadošča več, opisuje članek Excel ali CRM.
Če se pri vas ponudbe izgubljajo med sporočili in preglednicami, poglejmo način dela. Pri uvedbi CRM uredimo odgovornosti, statuse in naslednje aktivnosti, da ekipa vidi, kaj mora narediti pri posamezni stranki. Če najprej želite le pogled na stanje, Brezplačen pregled povpraševanj in ponudb pokaže, kje se vam obdelava ustavi.